Ostateczne wezwanie do zapłaty: wzór, elementy, wytyczne

Jak napisać ostateczne przesądowe wezwanie do zapłaty, by było ono skuteczne? Sprawdź, co powinien zawierać wzór wezwania do zapłaty!

Podstawą uzyskania od dłużnika wiarygodnej deklaracji dotyczącej spłaty zadłużenia jest nawiązanie z nim kontaktu. Jeżeli tradycyjne metody zawodzą, a dotychczas wykonane  telefony i maile pozostają bez odpowiedzi, warto skorzystać z bardziej sformalizowanej formy kontaktu. Najprostszym i najczęściej stosowanym rozwiązaniem okazuje się wysłanie ostatecznego wezwania do zapłaty.

Ostateczne przesądowe wezwanie do zapłaty to oficjalny dokument mający przypomnieć dłużnikowi o istniejącym zobowiązaniu. Jego zasadniczym celem jest przedstawienie oczekiwanego terminu oraz sposobu jego spłaty.

Wzór ostatecznego przedsądowego wezwania do zapłaty

Warto wiedzieć o tym, że nie istnieje jeden powszechnie obowiązujący wzór ostatecznego wezwania do zapłaty. Pisma tego typu różnią się od siebie formą, kolejnością poruszanych wątków, stopniem szczegółowości oraz szatą graficzną. Niektóre wzory ograniczają się do kilku wersowego druku. Inne z kolei mają charakter bardziej opisowy.

Wzór wezwania do zapłaty: podstawowe elementy

W najprostszym wariancie każdy wzór wezwania do zapłaty powinien składać się z 4 podstawowych bloków:

1) wprowadzającej części informacyjnej,

2) sformułowania będącego wezwaniem do niezwłocznego uregulowania długu,

3) wskazania ram czasowych, w którym ma  nastąpić spłata zadłużenia,

4) przedstawienie konsekwencji niewywiązania się z żądania dłużnika.

Prawidłowo skonstruowany druk wezwania do zapłaty powinien jednak wykraczać poza uprzejmą prośbę o terminowe uregulowanie długu. Wartość windykacyjna nieumiejętnie sformułowanego komunikatu windykacyjnego będzie niewielka, jeżeli ostateczne pismo okaże się zlepkiem kilku przypadkowych fragmentów zaczerpniętych z gotowych szablonów. Na tego typu bezpłatne „gotowce” niezwykle łatwo natrafić w Internecie. Jeśli korci Cię, by bezrefleksyjnie skorzystać z dostępnego na wyciągnięcie ręki wzoru (doc,PDF), sugerujemy poddanie go przed wysłaniem zdroworozsądkowej analizie.

Nieefektywny wzór ostatecznego wezwania do zapłaty

Po czym poznać, że wzór wezwania do zapłaty prawdopodobnie okaże się nieskuteczny? W pierwszej kolejności zapoznaj się z załączonym poniżej wzorem. Czy tak skonstruowany komunikat, przekonałby Cię do spłaty zaległego zobowiązania?

SKUTECZNY wzór wezwania do zapłaty: co dokładnie zawiera?

Ostateczne wezwanie do zapłaty to jedno z najprostszych pism formalnych, jakie kancelarie prawne mają okazję kierować do różnego rodzaju podmiotów. Wbrew pozorom samodzielne napisanie ostatecznego wezwania do zapłaty nie jest tak proste, jak mogłoby się wydawać. Najbardziej racjonalnym sposobem pozwalającym na wykorzystanie całego potencjału pisma jest przeanalizowanie na wszystkich jego elementów składowych.

Po pierwsze: OKREŚL STRONY (dłużnik, wierzyciel, pełnomocnik)  

Precyzyjne określenie stron znacznie ułatwia rozpoczęcie procedury windykacyjnej. Prawidłowo wypełnione dane dłużnika to podstawa. Ale nie tylko!

Z punktu widzenia osoby otrzymującej wezwanie do zapłaty ważne jest, by identyfikacja wierzyciela nie była kłopotliwa. Warto więc uwzględnić wszystkie dane mogące ułatwić nawiązanie kontaktu z wierzycielem  lub odnalezienie go w firmowej bazie danych (np. za pośrednictwem numeru NIP).

Uwzględnienie na wezwaniu szczegółowych informacji o dłużniku zwiększa przy tym prawdopodobieństwo, iż kierowane przez Ciebie pismo rzeczywiście dotrze do adresata.

Wskaż podstawę zadłużenia

To nic innego jak przytoczenie numeru nieopłaconej faktury lub wskazanie innego dokumentu potwierdzającego konieczność uregulowania długu.   

Sprecyzuj kwotę zobowiązania

Wbrew pozorom wartość długu nie musi ona być identyczna z kwotą widniejącą na przeterminowanej fakturze. Wierzyciel wzywający dłużnika do zapłaty ma prawo oczekiwać należnej mu rekompensaty w postaci odsetek.

Podaj numer rachunku bankowego

Z oczywistych względów dokonanie wpłaty bez precyzyjnego określenia numeru konta wierzyciela będzie niemożliwe.  

Określ termin spłaty zadłużenia

Przypomnienie dłużnikowi o dacie wymagalności faktury powinno stanowić punkt wyjścia procesu odzyskiwania powstałego zobowiązania.  Informacja o ostatecznym terminie uregulowania należności dla  dłużnika ma być wyraźnym sygnałem, że po jego przekroczeniu podjęte zostaną kolejne kroki.

Nie bój się wyciągnąć konsekwencji

Nieuczciwego kontrahenta warto zawczasu poinformować o wszelkich możliwych konsekwencjach nieuregulowania należności. Nawet jeśli ma to być wstrzymanie dostaw, zmiana dotychczasowych warunków współpracy, czy zgłoszenie do rejestru dłużników. Skierowanie postępowania na drogę sądową należy do ostateczności. Dłużnik musi być jednak tego świadomy.

Dołącz załączniki

Choć nie są wymagane, warto zatroszczyć się o to, by ostateczne wezwanie do zapłaty było wyczerpujące i w pełni profesjonalne. Niewielkiego trudu dostarczy nam dołączenie zarówno kserokopii dokumentu potwierdzającego zobowiązanie (np. zaległej faktury), jak i stosownego pełnomocnictwa w sytuacji, gdy reprezentuje nas osoba trzecia (prawnik, firma windykacyjna).   

Nie zapomnij o podpisie

Nie zapominaj o tym, że podpis na każdym oficjalnym piśmie skierowanym do dłużnika jest jego niezwykle istotnym elementem. W przypadku samodzielnie skonstruowanego wezwania do zapłaty podpis ma charakter typowo „administracyjno-formalny”. Stanowi niejako jego zwieńczenie. Z doświadczenia wiemy, że przedsądowe wezwanie do zapłaty nabiera zupełnie innego charakteru, gdy wystosowane zostaje przez firmę windykacyjną lub kancelarię prawną. W tym przypadku podpis osoby zawodowo związanej z działalnością windykacyjną ma zupełnie inną wartość. Pieczątka kancelarii niesie bowiem ze sobą podświadomie oddziałujący na dłużnika komunikat perswazyjny.