Firma windykacyjna: jak wybrać najlepszą?

Co zrobić z niepłacącym klientem? Zatrudnić firmę windykacyjną, czy w pierwszej kolejności próbować odzyskać pieniądze na własną rękę?

Jeżeli takie pojęcia jak: monitoring płatności, windykacja długów lub zarządzanie wierzytelnościami nie są Ci bliskie, być może powinieneś rozważyć zatrudnienie zewnętrznej firmy windykacyjnej. Sprawdź, czym powinieneś się kierować przy jej wyborze!

Firma windykacyjna, czy ściąganie długów na własną rękę?

Wdrożenie działań windykacyjnych we własnej firmie z pozoru wydaje się proste. Cóż jest bowiem więcej potrzebne, aby  przypomnieć kontrahentom o konieczności uregulowania zaległych faktur, niż zwykły telefon? Przedsiębiorcy, którzy mieli okazję na własnej skórze przekonać się, jak w praktyce wygląda odzyskiwanie należności z pewnością zgodzą się z tym, że to złudna perspektywa. Nierzadko już sam kontakt z osobą zadłużoną jest problematyczny, a co dopiero wyegzekwowanie od niej spłaty należności.

Weź pod uwagę wszystkie koszty

Co zrobić, by postępowanie windykacyjne było skuteczne, a sama procedura odzyskiwania należności nie zrujnowała firmowego budżetu? W pierwszej kolejności oceń całkowity koszt zarządzania wierzytelnościami w swojej działalności. Krok po kroku przeanalizuj wszystkie etapy procedury windykacji należności. Weź pod uwagę nawet najdrobniejsze wydatki. Pamiętaj, że monitoring płatności, wywiad gospodarczy, giełda długów, czy wysyłane wezwania do zapłaty mogą generować istotne koszty.

Z naszego doświadczenia wynika, że im mniejsza firma tym mniej opłacalne staje się utworzenie wewnętrznej komórki odpowiedzialnej za działania windykacyjne. Decydując się na samodzielne odzyskiwanie długów należy wziąć pod uwagę następujące koszty:

• pracownicze koszty osobowe,
• koszt szkoleń windykatorów,  
• koszt niezbędnych narzędzi wspomagających (np. telefon służbowy),
• amortyzacja, leasing lub zakup samochodów, jakimi poruszać się będą windykujący pracownicy,
• koszt systemu teleinformatycznego wspierającego działania windykacyjne.

Mając na uwadze powyższe koszty, w przypadku niewielkich przedsiębiorstw bardziej opłacalnym (i skutecznym) wariantem najczęściej okazuje się powierzenie odzyskania długu zewnętrznej firmie windykacyjnej. Inaczej sprawa wygląda w przypadku firm działających na dużą skalę. Powołanie do życia oddzielnej komórki windykacyjnej w takich przypadkach wydaje się bardziej zasadne.

Firma windykacyjna: windykacja należności w opcji „all inclusive”

Wybór modelu windykacyjnego każdorazowo pozostaje kwestią względną. Ostateczna decyzja dotycząca formy negocjowania z dłużnikami uzależniona jest od wielu czynników. Z doświadczenia wiemy, że  wybór nie zawsze powinien być motywowany czysto ekonomicznym podejściem. Istotne, by przyjęty wariant był skuteczny.   Bardzo trafnie zobrazował to Przemysław Jankowski w książce „Windykacja. Modele windykacji w firmie”:

„Windykacja własna jest podobna do organizowanego samodzielnie wyjazdu na wczasy. Sami musimy zarezerwować hotel, ubezpieczyć się, dojechać na miejsce, po czym wyżywić się i zorganizować sobie czas wypoczynku. Tymczasem outsourcing windykacji przypomina skorzystanie z oferty biura podróży w wariancie „All inclusive”. Ustalamy, jakie są nasze oczekiwania, negocjujemy cenę i pozwalamy, aby usługodawca podał nam wszystko na tacy”.

Jak odzyskać należności?
(Modele windykacji)

Jak wygląda odzyskiwanie długów w praktyce? Windykacja w firmie najczęściej przybiera jedną z trzech postaci:

• windykacji wewnętrznej,

• zewnętrznej windykacji,

• windykacji mieszanej.

Windykacja wewnętrzna (windykacja własna)

W tym przypadku działania windykacyjne prowadzone są na własną rękę. Zaangażowani w nie są jedynie pracownicy zatrudnieni wewnątrz firmy należącej do wierzyciela.

Należy zdawać sobie sprawę z tego, że zatrudnianie firm windykacyjnych w przypadku nie wszystkich podmiotów gospodarczych będzie miało sens. Jeśli zasady dobrych praktyk związanych z prowadzeniem działań prewindykacyjnych w danym przedsiębiorstwie są mocno zakorzenione, a uruchamianie procedury odzyskiwania długów należy do rzadkości pomocne mogą się okazać takie rozwiązania jak: rozłożenie długu na raty, trzymanie się uzgodnionego harmonogramu spłaty zaległości lub zaproponowania swoim klientom podpisania uznania długu.

Windykacja zewnętrzna

Windykacja zewnętrzna dotyczy przypadku, w którym wierzyciel przekazuje sprawę zewnętrznej firmie windykacyjnej, która w jego imieniu prowadzi wszelkie powierzone przez niego działania zmierzające do odzyskania długu. Mogą mieć one różnoraki charakter: począwszy od określenia majątku dłużnika, poprzez wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty, realizacji wizyt u osób zadłużonych, wpisanie kontrahenta do rejestru dłużników, aż po reprezentację w sądzie.

Windykacja mieszana

Wydaje się, że ten model windykacji cieszy się największą popularnością wśród przedsiębiorców. Dotyczy sytuacji, gdy na pierwszym etapie działania mają charakter wewnątrzfirmowy. Kiedy dokładnie wkracza do działania firma windykacyjna lub kancelaria prawna? Dopiero wtedy, gdy samodzielna windykacja okaże się nieskuteczna. Inicjatywa jest wówczas przekazywana zewnętrznej firmie windykacyjnej lub kancelarii prawnej.

Zewnętrzne firmy windykacyjne: wady i zalety korzystania z ich usług

Za samodzielną windykacją niewątpliwie przemawia cena. Wydawać by się mogło, że walka z opóźnieniami w płatnościach prowadzona na własną rękę jest znacznie tańszym rozwiązaniem. Wysokie koszty zewnętrznej obsługi wierzytelności, które powstrzymują przedsiębiorców przed korzystaniem z tego rozwiązania w znacznej części przypadków okazują się przeszacowane. Niestety spora część przedsiębiorców nie zawsze potrafi prawidłowo je oszacować. W obawie przed nadszarpnięciem firmowego budżetu wiele osób nawet nie czyni kroków ku temu, by wynegocjować możliwie najkorzystniejsze warunki.

Warto pamiętać o tym, że koszty obsługi zewnętrznej firmy windykacyjnej zwalniają przedsiębiorcę m.in. z:

• konieczności utrzymania działu windykacyjnego,
• monitorowania płatności,
•  finansowania wizyt terenowych,
•  tworzenia oraz wysyłania wezwań do zapłaty.

 W ostatecznym rozrachunku ocena kosztowności procesu odzyskiwania długów może okazać się zaskakująca.       

Współpraca z firmą windykacyjną. O czym jeszcze warto pamiętać?

Baza wiedzy:

• Koszt obsługi firmy windykacyjnej uzależniony jest od konkretnej sprawy. Wierzyciel sam decyduje o tym, w jakim zakresie świadczone będą usługi windykacyjne. W zależności od potrzeb udziela firmie windykacyjnej odpowiedniego pełnomocnictwa .

•  Profesjonalne firmy windykacyjne zatrudniają odpowiednio wykwalifikowanych pracowników, który są przygotowani do prowadzenia rozmów z trudnymi klientami. Aby zapewnić skuteczność działań konieczne jest doświadczenie i odpowiednie przeszkolenie.

• Ze względu na emocje towarzyszące ściąganiu długów nierzadko lepiej jest skorzystać z usług firm zewnętrznych.

• Decydując się na zlecenie windykacji na zewnątrz warto zadbać o to, czy firma windykacyjna spełnia wymogi związane z przetwarzaniem danych, które nakłada Ustawa o Ochronie Danych Osobowych.

• Niewątpliwym argumentem przeciwko zatrudnieniu zewnętrznych windykatorów jest obawa przed utratą klientów. Co jeżeli naciski firmy windykacyjnej okażą się na tyle nachalne, że klienci nie zdecydują się na złożenie kolejnego zamówienia? Lęk ten nader często okazuje się bezzasadny. Profesjonalne podejście firm świadczących usługi windykacyjne można poznać również po nastawieniu na długoterminową współpracę.

• Wadą windykacji zewnętrznej jest również brak gwarancji, że podjęte działania okażą się skuteczne. Należy pamiętać jednak o tym, że im później sprawa powierzona zostanie profesjonalistom tym mniejsze szanse na odzyskanie długu.

Dla kogo firma windykacyjna?

Z usług świadczonych przez firmy windykacyjnej w zasadzie może skorzystać każdy. Wierzycielem może być zarówno osoba fizyczna, jak i przedsiębiorca, bank, firma pożyczkowa lub każda inna instytucja. Tym sposobem każda nieuregulowana w terminie płatność może stać się przedmiotem działań windykacyjnych.

Warto pamiętać o tym, że nie każda firma windykacyjna podejmie się dochodzenia danego typu roszczeń. Część firm windykacyjnych nie przyjmuje zleceń od osób fizycznych. Nie wszystkie firmy dysponują niezbędnym oprogramowaniem oraz sztabem pracowników będących w stanie obsłużyć windykacje należności o charakterze masowym. Istnieją również firmy windykacyjne specjalizujące się w sprawach charakterystycznych dla danej branży (np. handlu detalicznym, telekomunikacji, branży pożyczkowej).   

Jak wybrać firmę windykacyjną?

Wybór firmy windykacyjnej powinien być poprzedzony dokładną analizą rynku. Należy mieć świadomość tego, że będzie ona działać w imieniu wierzyciela i na jego rachunek. W praktyce oznacza to, że każdy nieprofesjonalny ruch z jej strony nie tylko zostanie odnotowany, ale przełoży na kwestie wizerunkowe firmy, w imieniu której występuje. Decyzja o podjęciu  współpracy nie powinna być więc przypadkowa.

Racjonalne podejście do wyboru firmy windykacyjnej powinno obligować wierzyciela do odnalezienia odpowiedzi na kilka najważniejszych pytań:

• W sprawach jakiego typu specjalizuje się dana firma windykacyjna?
• Jak długo działa ona w branży?
• Jaką renomą cieszy się na rynku?
• Z jakiego rodzaju technik i narzędzi korzysta?
• Na jakim obszarze prowadzi działania? – Jakie są koszty windykacji? Jakiego rodzaju sposób rozliczenia preferuje (system zaliczkowy, opłata wstępna + prowizja za skuteczność, sama prowizja naliczana po pomyślnym odzyskaniu długu)?
• Czy w razie nieskutecznej windykacji firma windykacyjnej będzie w stanie przekazać sprawę do sądu?
• W jakim stopniu możliwe jest kompleksowe zarządzanie wierzytelnościami?
• Czy istnieje możliwość wdrożenia monitoringu płatności lub zastosowania pieczęci prewencyjnej?
• Na ile metody działania firmy windykacyjnej są etyczne?
• Czy realizowane są zasady dobrych praktyk windykacyjnych?

Śledzenie postępów windykacji

Klient zainteresowany podjęciem współpracy z zewnętrznym podmiotem windykacyjnym w pierwszej kolejności powinien zwrócić uwagę na możliwość śledzenia postępów działań windykacyjnych. Procedura odzyskiwania należności powinna zakładać taką możliwość. Raportowanie poszczególnych etapów postępowania oraz kontrolowanie całego procesu nie powinno być obwiane tajemnicą. Dzięki temu zyskasz pewność, że zrealizowane wizyty zostały wykonane z należytą starannością i zaangażowaniem.

Elastyczne podejście do sprawy

Warto również, by firma windykacyjna wykazywała się elastycznym podejściem do dłużnika. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że niesolidny klient na ten moment nie dysponuje wystarczającymi środkami, by spłacić zadłużenie. Doświadczony windykator doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że wola spłaty zadłużenia nie powinna zostać zignorowana. Nawet jeżeli nie będzie się ona wiązała z natychmiastową spłatą należności, powinna ona zostać odpowiednio wykorzystana do opracowania odpowiedniego planu spłaty zadłużenia. Istotne jest by, pracownik terenowy w trakcie wizyty miał ze sobą odpowiedni harmonogram spłaty rat, który dłużnik będzie mógł podpisać. Wysoce prawdopodobne, że w ten sposób windykacja długów przebiegnie sprawniej.    

Co może firma windykacyjna?

Firmy windykacyjne najczęściej zajmują się odzyskiwaniem należności na etapie polubownym. W rzeczywistości ich uprawnienia nie odbiegają od czynności, które są przewidziane dla wierzyciela lub każdego innego podmiotu.

W takiej sytuacji firma windykacyjna może pomóc w:

• skontaktowaniu się z dłużnikiem (telefoniczne, mailowe, listowne, sms-owe),
• zaaranżowaniu bezpośredniego spotkania,
• przedstawieniu osobie zadłużonej konsekwencji związanych z niepłaceniem należności,
• korzystaniu z biura informacji gospodarczej oraz informować o zamiarze wpisania kontrahenta na jedną z niechlubnych list dłużników,
• na życzenie klienta (i dla wzmocnienia ostatecznego efektu) windykator terenowy może również dostarczyć dłużnikowi korespondencję (najczęściej ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty).

Należy pamiętać o tym, że wszelkie działania o charakterze egzekucyjnym są możliwe do przeprowadzania dopiero po wszczęciu postępowania sądowego. Zajęcie przedmiotów wchodzących w skład majątku dłużnika zarezerwowane jest bowiem wyłącznie dla komornika sądowego.

Zanim jednak podejmiemy decyzję, żeby skierować sprawę do sądu, w pierwszej kolejności warto skorzystać ze wszystkich dostępnych form, jakie oferuje windykacja polubowna. Skrupulatne realizowanie kolejno zaplanowanych kroków powinno pomóc odzyskać pieniądze nie rujnując przy tym budżetu domowego.

A jak wyglądają Wasze dotychczasowe doświadczenia ze współpracy z firmami windykacyjnymi? Czy w swoich działaniach zawsze odwoływały się one do kodeksu dobrych praktyk?

Dajcie znać w komentarzach!