Windykacja polubowna. Sprawdź, dlaczego warto!

Główną zaletą windykacji polubownej jest odzyskanie należności od swoich kontrahentów bez konieczności korzystania z przymusu sądowego. W tym przypadku egzekwowanie należności opiera się bardziej na perswazyjnych rozwiązaniach, aniżeli na wysoce sformalizowanych czynnościach prawnych.

Windykacja polubowna

Windykacja należności dla wielu przedsiębiorców stanowi wysoce problematyczny aspekt prowadzenia firmy. Każdy kto miał okazję prowadzić negocjacje z klientem (lub dostawcą), który robi wszystko, by uniknąć terminowej spłaty należności, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że skuteczne odzyskanie długów może kosztować wiele czasu, energii… i pieniędzy.

Tym bardziej nietrudno zrozumieć przedsiębiorcę, który za uczciwie wykonaną pracę oczekuje wynagrodzenia. Jeżeli z jakichś powodów należne środki nie wpływają na konto, należy jak najszybciej wdrożyć odpowiednią strategię windykacyjną.
 
W tym przypadku warto pamiętać o tym, że wybór konkretnej strategii uzależniony jest od danego dłużnika, rodzaju wierzytelności oraz przewidzianego budżetu. Niezależnie od kontekstu danej sytuacji w zdecydowanej większości przypadków windykację długów należy rozpocząć od metod polubownych.

Windykację polubowną można prowadzić we własnym zakresie lub zlecić jej realizację firmie windykacyjnej. Dokładnie te same zadania może wykonać w Twoim imieniu kancelaria prawna.

Co to jest windykacja polubowna?

„Windykacja polubowna jest pojęciem określającym wszystkie czynności wierzyciela lub osób działających na jego zlecenie, mające na celu odzyskanie wierzytelności przeterminowanej, to jest takiej, dla której mimo upłynięcia daty wymagalności nie dokonano przekazania środków wierzyciela”

P. Jankowski „Windykacja. Modele windykacji w firmie”

Windykacja polubowna: na czym polega?

Zastanawiasz się na czym polega windykacja polubowna? Jak się okazuje, zakres metod i technik, z których można skorzystać w jej ramach jest naprawdę szeroki. W ramach windykacyjnej procedury pozasądowej mogą być prowadzone następujące czynności:

• bezpośrednie negocjowanie warunków spłaty zadłużenia,
• ustalenie harmonogramów spłaty zobowiązania,
• podpisanie uznania długu,
• monitorowanie postępów windykacyjnych,
• wysłanie pism monitujących,
• wystosowanie ostatecznego wezwania do zapłaty,
• kierowanie do dłużnika ponagleń telefonicznych, mailowych, SMSowych i listownych,
• wykonanie terenowych wizyt windykacyjnych (tzw. windykacja bezpośrednia),
• wskazywanie sankcji związanych z nieterminową spłatą należności (np. wstrzymanie dostaw, naliczenie odsetek lub kar umownych, zmiana dotychczasowych warunków i terminów płatności, wykluczenie z programów rabatowych/lojalnościowych, dopisanie kontrahenta do rejestru dłużników),  
• dopełnienie czynności związanych z przygotowaniem sprawy do ewentualnego trybu sądowego.  

Warto wiedzieć

Jeśli dłużnik nie reaguje na telefoniczne ponaglenia, unika bezpośredniego kontaktu i nie odpisuje na wiadomości mailowe w dalszej kolejności warto wystosować do niego ostateczne wezwanie do zapłaty.

Szanse na odzyskanie długu: jak ich nie zmniejszyć?  

Windykacja polubowna zmierza do ściągnięcia należności w możliwie najszybszym trybie. Warto mieć świadomość tego, że im więcej czasu upłynie od daty przeterminowania należności, tym mniejsze szanse na skuteczne odzyskanie zobowiązania. Windykacja polubowna ma tę zaletę, że umożliwia rozpoczęcie działań w trybie natychmiastowym.

Nierzadko zalecane jest, by działania w tym zakresie zostały podjęte już w pierwszych dniach od braku spodziewanej wpłaty należności. Tego rodzaju przypomnienie może  stanowić wyraźny sygnał dla naszego kontrahenta, że wierzytelności w danej firmie podlegają skrupulatnej kontroli.

Umiejętne wystosowane ponaglenia pełnią również funkcję psychologiczną. Sygnał o tym, że pamiętamy o zobowiązaniu istotnie wpływa bowiem na odsetek całkowicie spłaconych długów.

Nie bez znaczenia dla czasu trwania procedury windykacyjnej jest możliwość nawiązania bezpośredniego kontaktu z dłużnikiem. Poznanie w ten sposób przyczyn powstania zaległości w zdecydowanej większości przypadków ułatwia, i znacząco przyspiesza, wypracowanie satysfakcjonującego obie strony rozwiązania.

Niższe koszty procedury windykacyjnej

Procedura odzyskania długu w drodze negocjacji w zdecydowanej większości przypadków okazuj się mniej kosztowna, niż skierowanie sprawy na wokandę sadową. Wyższe koszty windykacji przymusowej (sądowej) w dużej mierze wynikają z długości czasu potrzebnego na przymuszenie dłużnika do uregulowania należności. W polskiej codzienności nie brakuje bowiem przykładów spraw toczących się miesiącami – a nawet latami.

Warto pamiętać o tym, że wysokość kosztów windykacji sądowej uzależniona jest od dochodzonej kwoty (tzw. wartości przedmiotu sporu) oraz trybu w jakim toczy się sprawa (upominawczym/nakazowym/zwykłym).

Wynikające z rozporządzeń Ministra Sprawiedliwości koszty zastępstwa procesowego oraz wpisu sądowego mogą wahać się od 60 do 100 000 zł.

W perspektywie wydatków tego rzędu nawet kilkaset złotych przeznaczone na polubowne odzyskanie należności nie powinno stać się dużym obciążeniem dla wierzyciela.   

Możliwość działania we własnym zakresie

Model polubownej windykacji należności w pewnym stopniu może być skutecznie realizowany we własnym zakresie. Z doświadczenia wiemy jednak, że możliwości zachęcenia dłużnika do spłaty zobowiązania bywają ograniczone. Nierzadko tańszym i bardziej skutecznym rozwiązaniem okazuje się zatrudnienie zewnętrznej firmy, wyspecjalizowanej z prowadzeniu działań windykacyjnych.
    

Stosunkowo wysoka skuteczność działań

Skuteczność windykacji polubownej uzależniona jest od szeregu czynników. Nie mawątpliwości, że kryterium czasowe odgrywa w tym przypadku niemałą rolę. Skuteczność działań w zakresie odzyskiwania długów jest tym wyższa, im mniej czasu upłynęło od momentu powstania zaległości.  

Niezależnie od przyjętej strategii windykacyjnej warto mieć na uwadze to, że polubowne rozwiązanie sporu w zdecydowanej większości przypadków okazuje się najkorzystniejszym rozwiązaniem dla obu stron. Zarówno dla wierzyciela, jak i samego dłużnika.  

Jeżeli jednak nieuczciwy kontrahent nie chce zakończyć sporu w sposób polubowny, nie warto ociągać się ze skierowaniem sprawy na drogę sądową. W niektórych przypadkach postępowanie egzekucyjne jest jedyną skuteczną opcją.