Ostateczne wezwanie do zapłaty. Co to jest, jak je napisać?

Ostateczne wezwanie do zapłaty. Co to jest, jak je napisać?

Kontrahent spóźnia się z zapłatą należności za wykonaną usługę? Wyślij ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty!

Niestety w polskiej rzeczywistości rynkowej problem niezapłaconych w terminie faktur dotyka coraz większej ilości przedsiębiorców. Zanim nakreślisz czarny scenariusz lub podejmiesz radykalne kroki wystosuj do dłużnika przedsądowe wezwanie do zapłaty. Wysoce prawdopodobne, że to proste i tanie narzędzie okaże się skuteczne.

 

Ostateczne przedsądowe wezwanie zapłaty (2019): co to jest?

Wezwanie do zapłaty do oficjalny dokument mający przypomnieć dłużnikowi o konieczności uregulowania należności. Wbrew pozorom stanowi jedno z najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych na początku procedury windykacyjnej. W praktyce przybiera formę pisma wysyłanego do dłużnika najczęściej listem poleconym. 

Ostateczne wezwanie do zapłaty może być wystosowane zarówno przez kancelarię prawną, firmę windykacyjną, jak i samego wierzyciela. Warto również pamiętać o tym, że tego rodzaju upomnienie może zostać wysłane również przez każdą instytucję. (Przykładem takiej sytuacji mogłaby być wezwanie skierowane do nas z tytułu niedopłaty składki ZUS).

W przypadku, gdy ostateczne wezwanie do zapłaty ma posłużyć jako samodzielnie realizowana strategia odzyskania długu, należy dołożyć wszelkich starań, by było ono napisane w sposób prawidłowy i wyczerpujący. W przeciwnym razie istnieje duża szansa, że zostanie ono zwyczajnie zignorowane przez dłużnika. Jeśli zastanawiasz się, jak napisać wezwanie do zapłaty przeczytaj ten artykuł do końca.

Wezwanie do zapłaty – funkcje

Z uwagi na swój charakter ostateczne wezwanie do zapłaty może pełnić następujące funkcje:

Po pierwsze: aspekt praktyczny

Po pierwsze wezwanie do zapłaty to dokument mający nakłonić dłużnika do spłaty zobowiązania. Nieodnotowanie wpłaty w wyznaczonym terminie może skutkować szeregiem konsekwencji. Możemy do nich zaliczyć m.in.: wpisanie nieuczciwego kontrahenta do rejestru dłużników lub skierowanie sprawy na drogę sądową.

Wezwanie do zapłaty: aspekty informacyjny

Funkcja informacyjna to jedno z podstawowych zadań, które musi spełniać każde ponaglenie zapłaty. Niewykluczone, że opóźnienie w płatności może być wynikiem przeoczenia, braku wymaganych dokumentów lub zwyczajnego braku świadomości co do przedmiotu zobowiązania. Wezwanie do zapłaty będzie miało charakter informacyjny np. w sytuacji, gdy poinformujemy kontrahenta o zobowiązaniu powstałym na skutek działania jego pracowników. 

Niezależnie od okoliczności związanych z zaistniałym opóźnieniem dłużnika należy poinformować o następujących kwestiach:

wysokości zobowiązania,

– oczekiwanym terminie spłaty należności,

przewidywanych konsekwencjach związanych z dalszą zwłoką.

By informacyjna funkcja ostatecznego wezwania do zapłaty była spełniona, konieczne jest również szczegółowe uzupełnienia druku o dane: dłużnika, wierzyciela oraz pełnomocnika.

Aspekt  perswazyjny ponaglenia

Czasami zdarza się, że opóźnienie wynikające z umówionego obowiązku do zapłaty wynika z
celowej polityki kontrahenta. W sytuacji gdy odwlekanie płatności stanowi  pomysł na biznes, warto pomyśleć o wystosowaniu jasnego komunikatu dyscyplinującego niesolidnego partnera biznesowego. Przesłanie oficjalnej informacji o tym, że pamiętamy o zobowiązaniu, i oczekujemy jego uregulowania, jest niezwykle istotne w budowaniu własnej pozycji biznesowej.

Aspekt proceduralny

Dla sądu wezwanie do zapłaty to dowód na to, że przed wytoczeniem sprawy podjęta
została próba polubownego rozwiązania sporu. Pamiętaj żeby zadbać o to, by wszystkie zainteresowane strony (sąd, dłużnik, wierzyciel) nie miały wątpliwości, że wysłany dokument zawierał wszystkie niezbędne informacje. 

 „Przedsądowe” wezwanie do zapłaty vs „ostateczne” wezwanie do zapłaty 

przedsądowe wezwanie do zapłaty, ostateczne wezwanie do zapłaty

Otrzymałeś ostateczne i przedsądowe wezwanie do zapłaty i zastanawiasz się czym  różnią się od siebie oba pisma? A może rozważasz, która opcja będzie bardziej dotkliwa dla Twojego dłużnika?  Jeśli tak, to musisz pamiętać o tym, że w oczach sądu niczym się one od siebie
nie będą różnić.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest zamiennie określane mianem ostatecznego. Wykorzystana nomenklatura pozostaje więc kwestią względną.  Niewykluczone jednak, że użycie pojęcia „ostatecznego wezwania do zapłaty” będzie miało większą siłę perswazji i przybliży termin spłaty długu.  

Czego może dotyczyć wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty znajdzie zastosowanie dokładnie w każdej sytuacji związanej z opóźnieniem terminu płatności. Wśród najczęściej pojawiających się kategorii tematycznych znajdują się następujące rodzaje ponagleń do zapłaty:

  • wezwanie do zapłaty zaległej faktury,
  • wezwanie do zapłaty kary umownej,
  • przypomnienie dotyczące zapłaty wynagrodzenia,
  • ostateczne wezwanie do zapłaty czynszu,
  • wezwanie do zapłaty kaucji,
  • przedsądowe wezwanie do zapłaty grzywny,
  • nakaz zapłaty zasądzonych kosztów,
  • wezwanie do zapłaty rat pożyczek i naliczonych prowizji,
  • wezwanie do zapłaty zaległego abonamentu,
  • przypomnienie dotyczące zapłaty zachowku lub alimentów. 

Ostateczne wezwanie do zapłaty – podstawa prawna

Ponaglenie w formie wezwania do zapłaty jest dokumentem o charakterze prywatnym. Z tego
względu trudno więc mówić o szczegółowych regulacjach prawnych dotyczących jego kształtu i formy. Z uwagi na przeznaczenie tego dokumentu możemy jednak upatrywać silnego odniesienia do przepisów Kodeksu Cywilnego zwłaszcza art. 476, który potwierdza, że możemy oczekiwać od dłużnika natychmiastowej spłaty zobowiązania:

„Dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. Nie dotyczy to wypadku, gdy opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.”

O tym jak istotne jest podjęcie próby polubownego rozwiązania sporu mówi również Art. 187 Kodeksu Postępowania Cywilnego. Zgodnie z jego postanowieniami wymogiem formalnym pozwu jest udowodnienie, że pozasądowe próby dojścia do porozumienia miały miejsce. Jeżeli okaże się, że nie zostały one podjęte, konieczne będzie wyjaśnienie przyczyn tego stanu rzeczy.

Jak wysłać ostateczne wezwanie do zapłaty?

Aby skutecznie przygotować się do ewentualnego postępowania na drodze sądowej, warto zadbać nie tylko o treść dokumentu, ale i o sposób jego doręczenia. Przepisy prawa wyraźnie jednak nie precyzują, jak w praktyce miałoby to wyglądać.

Ważne by pamiętać, żeby dokument został sporządzony w dwóch egzemplarzach, a następnie wysłany za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Powszechnie przyjęło się, że dopuszczalne są następujące formy dostarczenia ponaglenia dłużnikowi:
– doręczenie osobiste,
– doręczenie mailowe,
– dostarczenie listowne.

Czy wezwanie do zapłaty mogę dostarczyć osobiście?

Teoretycznie nic nie stoi na przeszkodzie, by wezwanie do zapłaty zostało dostarczone osobiście. Z doświadczenia wiemy jednak, że narzędzie to wykorzystywane jest w sytuacji, gdy bezpośrednie ponaglenia (osobiste lub telefoniczne) dotychczas nie przyniosły rezultatu. Wierzyciele nieczęsto decydują się więc na osobiste doręczenie pisma ponaglającego. Zwłaszcza, że tego typu wizyta może nie obejść się bez stresujących sytuacji. Dodatkową trudnością może okazać się uzyskanie pokwitowania od dłużnika. Data wizyty i podpis kontrahenta potwierdzające odbiór dokumentu może okazać się przydatna na dalszym etapie windykacji.   

Wezwanie do zapłaty: jakim listem wysłać?
(wezwanie listowne)

Listowne wezwanie do zapłaty to najpopularniejsza forma przypomnienia dłużnikowi o istniejącym zobowiązaniu. By wezwanie było skuteczne, powinno zostać wysłane za pośrednictwem listu poleconego z opcją potwierdzenia odbioru.

listowne wezwanie do zapłaty, list polecony

Otrzymanie potwierdzenia odbioru jest niezwykle przydatne przy dalszym postępowaniu windykacyjnym!

Moment odebrania ponaglenia w praktyce uznawany jest za pierwszy dzień, od którego możemy liczyć termin uiszczenia należności. Ostatecznie po jego upływie sprawa będzie mogła zostać od razu skierowana na drogę postępowania sądowego.  Warto pamiętać o tym, że raz ustalony termin spłaty długu powinien być nieodwołalny. W tym przypadku nie warto kierować się sentymentami. Obowiązek zapłaty nie powinien więc stać się przedmiotem jakichkolwiek negocjacji.

Warto wiedzieć

  • Pamiętaj, że nadanie nie powinno przyjąć formy zwykłego listu z uwagi na to, że taka forma może nie być uznana za dowód na to, że podjęliśmy kroki w celu polubownego dochodzenia należności.  

  • By zwiększyć skuteczność wezwania listownego  skorzystaj również z możliwości równoległego przesłania ponaglenia w formie mailowej lub SMS-owej. W ten sposób zwiększysz skuteczność swoich działań.

Czy wezwanie do zapłaty mogę wysłać mailem?

W ostatnim czasie komunikacja z dłużnikiem drogą elektroniczną niewątpliwie zyskuje na popularności. Nic więc dziwnego, że WINDYKACJA ONLINE stanowi doskonałe uzupełnienie tradycyjnej procedury windykacyjnej. Zwłaszcza z uwagi na szybkość oraz wyjątkowo niskie koszty. 

elektroniczne wezwanie do zapłaty, wezwanie do zapłaty mailem

Elektroniczne wezwanie do zapłaty (wezwanie mailowe) jest formą niezwykle wygodną w przypadku tzw. windykacji masowej.

Warto pamiętać, że windykacja masowa dotyka zazwyczaj przedsiębiorstwa świadczące usługi na dużą skalę (ale nie tylko). Możemy do nich zaliczyć w szczególności: banki, firmy ubezpieczeniowe, telekomunikacyjne oraz podmioty świadczące usługi publiczne tj. dostawa wody, ciepła lub energii.

W tym przypadku niezwykle istotne jest zautomatyzowanie procesu windykacji oraz osiągnięcie maksymalnego efektu przy zminimalizowanych nakładach finansowych. Komunikacja elektroniczna odpowiada na to zapotrzebowanie w sposób idealny.  

 

 

Wezwanie do zapłaty wysłane SMSem- czy to możliwe?

Wezwanie do zapłaty wysłane za pośrednictwem krótkiej wiadomości tekstowej? Czemu nie! Wbrew pozorom to efektywna forma dotarcia do dłużnika.

windykacja telefoniczna, smsowe wezwanie do zapłaty

Posiadanie numeru telefony komórkowego osoby zalegającej z płatnościami samo w sobie jest dla wierzyciela  dużym plusem.

Windykacja telefoniczna (w tym SMSowa) Umożliwia szybkie i skuteczne przesłanie wiadomości wzmacniającej inne kanały komunikacji. Umiejętnie sformułowana wiadomość zmniejsza prawdopodobieństwo zignorowania przekazu.     

Ile razy wysłać wezwanie, by było ono skuteczne?

Z teoretycznego punktu widzenia nie ma znaczenia ile razy dłużnik zostanie wezwany do zapłaty przez swojego wierzyciela. Dla późniejszego postępowania sądowego istotne jest, by ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty zostało wysłane przynajmniej raz.

Co robić w przypadku nieuregulowania zobowiązania przez dłużnika?

W przypadku trudnych kontrahentów trudno jednak oczekiwać, że pierwsza próba zostanie zakończona powodzeniem. Zwłaszcza, że istnieje ryzyko, że pierwsza odebrana tego typu wiadomość może zostać przez dłużnika zignorowana.Z doświadczenia wiemy, że procedura odzyskania należności z reguły okazuje się kilkuetapowa.

W rzeczywistości bombardowanie osoby dłużnej kolejnymi pismami o tej samej treści zapewne okaże się równie nieskuteczne, co zaprzestanie działania po pierwszej nieudanej próbie. W kontaktach z osobami zalegającymi z płatnościami warto wykazać się zdrowym rozsądkiem. Jak to wygląda w praktyce? Jeżeli 2-3 próby wyegzekwowania należności za pomocą wezwania do zapłaty nie wystarczą, warto uciec się do realizacji sankcji przewidzianych w dokumencie.  

Kiedy najlepiej wysłać wezwanie do zapłaty?

Polubowne wezwanie do zapłaty będzie skuteczne tylko  pod warunkiem, że zostanie wystosowane odpowiednio wcześnie. Nie warto z tym zwlekać – zwłaszcza, że o opóźnieniu płatności mowa zaledwie dzień po  wyznaczonym na fakturze terminie płatności.

Wierzyciel powinien pisemnie wezwać dłużnika do spłaty zobowiązania nie później niż 2 tygodnie od wymaganej daty uregulowania należności. Ramy czasowe w tym przypadku stanowią jednak kategorię względną. Z uwagi na to, że prawo nie narzuca wyraźnych
ograniczeń w tym względzie
, nie pozostaje nic innego jak kierować się zdrowym rozsądkiem.

Przesadna  pobłażliwość względem opóźnionych rozliczeń w żadnym wypadku nie zadziała na naszą korzyść. Im szybciej stosowne przypomnienie trafi więc do dłużnika, tym większe prawdopodobieństwo, że nie zostanie ono zignorowane. 

Kto może wystawić wezwanie do zapłaty? 

kto może wysłać wezwanie do zapłaty, oddaj kasę com pl

Z teoretycznego punktu widzenia nie ma konieczności, by wezwanie do zapłaty zostało sporządzone przez adwokata lub radcę prawnego.

Profesjonalna pomoc w osobie prawnika z pewnością będzie wiązała się z dodatkowym kosztem oraz inwestycją czasu poświęconego na przybliżenie pełnomocnikowi sytuacji, w jakiej przyszło Ci się odnaleźć.

Napisać wezwanie do zapłaty możemy oczywiście samodzielnie. Istotne by było ono odpowiednio skonstruowane i wystarczająco przekonujące.

Ile kosztuje wezwanie do zapłaty?


W przypadku pomocy prawnej świadczonej przez kancelarię należy się liczyć z wydatkiem rzędu kilkuset złotych.

Choć w pierwszym odczuciu sporządzenie wezwania do zapłaty wydaje się niezwykle proste, należy zdawać sobie sprawę z tego, że braki wynikające z niedokładności, braku wiedzy lub niezbędnego doświadczenia mogą rzutować na efektywność procesu windykacji.

Wydaje się również oczywiste, że ostateczne wezwanie do zapłaty wysłane przez prawnika lub zewnętrzną firmę windykacyjną ma tę niewątpliwą zaletę, iż potencjał perswazyjno-psychologiczny jest o wiele większy, niż w przypadku wezwania przygotowanego samodzielnie. Już sam fakt opatrzenia ponaglenia do zapłaty pieczątką zewnętrznej firmy wzmacnia oczekiwany przez wierzyciela efekt. Z naszego doświadczenia wynika, że istotnie zwiększa tym samym szanse na odzyskanie długu.    

Wezwanie do zapłaty wzór

Zastanawiasz się jak powinno wyglądać wezwanie do zapłaty? Niezależnie od tego, czy chcesz samodzielnie napisać wezwanie do zapłaty, czy zlecić jego napisanie prawnikowi, powinieneś wiedzieć, jak sprawdzić, czy jest ono wartościowe. Warto wziąć pod uwagę, to że przepisy prawa nie wymuszają konieczności dostosowania się do jednego obowiązującego szablonu. Jak będzie wyglądać ostateczne wezwanie do zapłaty będzie zależało od samego wierzyciela. W praktyce jeden dobrze sformułowany wzór będzie mógł być wykorzystany zarówno w przypadku wezwania do zapłaty faktury, kary umownej, alimentów, zadośćuczynienia, ubezpieczenia, czy wynagrodzenia.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Praktyka odzyskiwania należności wyodrębniła jednak pewne stałe elementy, które zwykło się uwzględniać w tego typu pismach. Wystarczy szybki rzut oka na internetowe źródła, by przekonać się, że nie każdy wzór wezwania do zapłaty je zawiera…

  • Określenie stron sporu. (Przedstaw dane dłużnika, wierzyciela, jak również swojego pełnomocnika).
  • Wskazanie podstawy zadłużenia (Koniecznie przytocz dokładny numer i datę wystawienia niezapłaconej faktury. Powołaj się na datę wykonalności faktury).
  • Dokładna informacja o wielkości zadłużenia.
  • Wskazanie numeru rachunku bankowego wierzyciela.
  • Informacja o konsekwencjach nieuregulowania należności w wyznaczonym czasie.
  • Informacja o dodatkowej rekompensacie w postaci naliczonych odsetek ustawowych. (Jeśli nie wiesz, jak je naliczyć bezpłatny kalkulator odsetek Ci w tym pomoże. Znajdziesz go na wielu stronach obok kalkulatora wynagrodzeń, umów, czy form opodatkowania).
  • Sprecyzowanie ostatecznego terminu spłaty zadłużenia. (Pamiętaj, o tym, by był on realny).
  • Własnoręczny podpis/podpis firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej.
  • Załączniki (np. kopia niezapłaconej faktury, pełnomocnictwo niezbędne w pracy windykatora).

Warto widzieć:
Wymagany przez Ciebie termin spłaty długu powinien być nieprzekraczalny. Jeżeli zostanie on przekroczony natychmiast należy przejść do wdrożenia zapowiedzianych sankcji.

Z doświadczenia wielu przedsiębiorców wynika, że brak podpisu/pieczęci kancelarii prawnej lub firmy windykacyjnej osłabia przekaz wysłanego wezwania do zapłaty.

Jeśli zastanawiasz się jak samodzielnie napisać ostateczne wezwanie do zapłaty, ten artykuł może Cię zainteresować:

https://windykujemy.com/blog/ostateczne-wezwanie-do-zaplaty-wzor-elementy-wytyczne/

Wezwanie do zapłaty: z odsetkami, czy bez?

W ostatecznym wezwaniu do zapłaty możesz ubiegać się o naliczenie ustawowych odsetek za opóźnienie liczone począwszy od dnia następnego po terminie płatności do dnia przyszłej wpłaty.

Jak należy policzyć odsetki od nieterminowej spłaty należności? Pomocny w tym względzie będzie kalkulator odsetek ustawowych. Dotarcie do bezpłatnych  narzędzi tego typu nie powinno stanowić problemu nawet dla mniej wprawionych użytkowników Internetu.   

Windykacja online – dlaczego windykujemy.com?

Oddaj kasę dlaczego warto wysłać wezwanie do zapłaty

I choć skorzystanie z gotowego wzoru wezwania do zapłaty wydaje się kuszącą opcją, warto od razu zadać sobie pytanie dotyczące skuteczności tego typu działań. Czy wzór, który za darmo ściągniesz z pierwszej lepszej strony rzeczywiście okaże się skuteczny? Wysoce prawdopodobne, że znacznie efektywniejszą opcją odzyskania należności okaże się skorzystanie z narzędzi windykacji on-line.

Korzystając z platformy www.windykujemy.com zyskujesz pewność, że wzór wezwania do zapłaty nie powstał naprędce, jest odpowiednio skomponowany i co najważniejsze jest wystosowany przez kancelarię prawną.W konsekwencji czego przyczynia się do skutecznego odzyskania należnego zobowiązania.

Na co możesz liczyć decydując się na wysłanie wezwania do zapłaty za pośrednictwem serwisu?

  • Wezwanie do zapłaty zostanie stworzone przez kancelarią prawną,
  • dokument zostanie wysłany listem poleconym za potwierdzeniem odbioru,
  • ponadto wystosowane ponaglenie wzmocnimy za pomocą wiadomości mailowej i SMSowej wysłanej do dłużnika,
  • procedurę windykacyjną rozpoczniesz bez konieczności wychodzenia z domu,
  • ostatecznie zaoszczędzisz na czasie,
  • unikniesz także stresu związanego z koniecznością odbycia konsultacji z prawnikiem,
  • jeśli wyegzekwowanie należności za pomocą pisemnego ponaglenia okażę się nieskuteczne rozpoczniemy windykację terenową i osobiście odwiedzimy dłużnika w jego  miejscu pracy lub zamieszkania,   
  • jeśli jesteś przedsiębiorcą, a problem niezapłaconych faktur nie ogranicza się do jednego kontrahenta, chętnie podejmiemy się kompleksowej obsługi Twoich wierzytelności

 

Najczęściej zadawane pytania:

FAQ

Jak wysłać wezwanie do zapłaty ?

Zarejestruj się bezpłatnie, wprowadź niezbędne dane, prześlij niezbędne dokumenty i opłać zamówienie. Postępy windykacji będziesz śledzić za pomocą mobilnej aplikacji. 

CZY MOGĘ WINDYKOWAĆ NALEŻNOŚCI OD FIRM?

Platforma  umożliwia podjęcie działań windykacyjnych zarówno w stosunku do firm, jak i osób fizycznych.

Ile kosztuje wysłanie wezwania do zapłaty?

Na całkowity koszt windykacji składa się koszt zakupu wezwania do zapłaty (150 zł/brutto). Dodatkowa prowizja nie jest naliczana.

JAKIE DOKUMENTY BĘDĄ MI POTRZEBNE?

Na etapie dodawania zlecenia konieczne jest przesłanie dokumentu potwierdzającego istnienie długu (kopia niezapłaconej faktury lub umowy np. umowy pożyczki, umowy o dzieło, umowy o pracę, umowy zlecenia).

KTO MOŻE ZLECIĆ WINDYKACJĘ?

Prowadzimy windykację zarówno na zlecenie osób prywatnych, jak i podmiotów gospodarczych.

Czy mogę otrzymać fakturę?

Tak. Faktura VAT za usługi windykacyjne jest przesyłana w formie elektronicznej na adres mailowy zleceniodawcy. Jest również widoczna po zalogowaniu się do panelu klienta (zakładka „Lista faktur”).

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *