Dłużnicy: co powinniśmy o nich wiedzieć? Jak sobie radzić?

Dłużnicy – kim są?

W najprostszym rozumieniu dłużnikiem staje się osoba, która spóźnia się z wykonaniem określonego zobowiązania względem innej osoby – zwanej wierzycielem. Zobowiązanie to może mieć charakter pieniężny lub rzeczowy. Jeśli nie zostanie spełnione na czas, powstały dług staje się wymagalny. W praktyce oznacza to, że od tego momentu wierzycielowi przysługuje pełne prawo do tego, by wykorzystać wszystkie środki, by odzyskać pieniądze od dłużnika.  

Rodzaje dłużników: biedacy, oszuści, gracze

Patrząc z perspektywy skuteczności działań windykacyjnych, w pierwszej kolejności warto zorientować się z jakim typem dłużnika przyjdzie nam negocjować. Po wielu stresujących sytuacjach, setkach rozmów odbytych z dłużnikami oraz różnych doświadczeniach w pracy w terenie z pełnym przekonaniem możemy uznać, że odpowiednia kategoryzacja typu dłużnika znacznie ułatwia dobór odpowiedniej metody działania.

Powszechnie przyjmuje się, że dłużników można podzielić przynajmniej na 3 grupy:

• biedaków/bankrutów: czyli dłużników, którzy znaleźli się w na tyle trudnej sytuacji finansowej, że nie są w stanie spłacić zobowiązania;
• oszustów: dłużników, którzy zaciągają zobowiązania finansowe, mimo świadomości tego, że nie są w stanie lub nie zamierzają ich spłacić
• ryzykantów/graczy: dłużników, którzy odwlekają płatność licząc, że jakoś się uda, a wierzyciel nie od razu zorientuje się sytuacji i zażąda spłaty należności.  

Niezależnie od przyjętej perspektywy należy mieć świadomość tego, że  powyższe ujęcie ma charakter czysto teoretyczny. W rzeczywistości każda relacja z dłużnikiem stanowi wypadkową wielu czynników: charakterologicznych, osobowościowych, poznawczych i sytuacyjnych skupionych zarówno wokół dłużnika, jak i samego windykatora.

Czytaj więcej: Wymówki dłużników: poznaj te najczęstsze!

Nie wszyscy dłużnicy to oszuści

Warto pamiętać również o tym, że osoba zajmująca się windykacją pełni niejako rolę mediatora w relacji biznesowej, w której brakuje porozumienia. Traktowanie dłużnika z tego powodu z wyższością zwyczajnie mija się z celem. Chcąc odzyskać pieniądze lepiej więc stać się negocjatorem, aniżeli sędzią bez skazy lub złym policjantem.

Podstawowym celem windykacji jest doprowadzenie do spłaty zadłużenia, a nie usilne uprzykrzanie życia dłużnikowi i udowadnianie za wszelką cenę, kto ma rację.  Nieterminowe regulowanie faktur nie sprawia, że nasz kontrahent od razu staje się  oszustem. Choć z doświadczenia wiemy, że i takich sytuacji nie brakuje.

Odpowiednie podejście do dłużników

Wiele osób zapomina o tym, że skuteczność działań windykacyjnych w dużej mierze uzależniona jest od odpowiedniego podejścia do dłużnika. Jeżeli windykator jest dobrze wyszkolony i posiada doświadczenie w pracy z trudnym klientem, to zdaje sobie sprawę z tego, że dłużnicy mają swoje sposoby na unikanie kontaktu i unikanie odpowiedzialności. Dlatego tak ważne jest,by rozmowa z dłużnikiem przebiegała na odpowiednio wysokim poziomie merytorycznym. Każdorazowo będzie ona wymagać odpowiedniego przygotowania. Aby dłużnik w ogóle zechciał usiąść do przysłowiowego stołu potrzeba również czasu.

Wypracowana przez windykatora intuicja  powinna podpowiedzieć windykatorowi, że to słuchanie powinno być jego kluczową umiejętnością. Zasadniczy błąd niedoświadczonych pracowników terenowych polega na tym, że zasypują oni dłużników argumentami, nie słuchając zupełnie tego co dłużnicy mają do powiedzenia. Taka strategia w praktyce zupełnie się nie sprawdza.  

Nie dopuszczając dłużnika do głosu pozbawiamy się możliwości zdobycia informacji przydatnych na dalszym etapie postępowania windykacyjnego.   Sama rozmowa z dłużnikiem niestety często naładowana jest dużym ładunkiem emocjonalnym. Zupełnie niepotrzebnie. Bez odpowiedniego dystansu osoby chcącej odzyskać swoje pieniądze, trudno o jej pomyślny skutek.

Jak rozmawiać z dłużnikiem?

Zastanawiasz się jak rozmawiać z dłużnikiem? Oto najprostsze sposoby ułatwiające dojście do porozumienia z dłużnikiem:

• Postaw na szybką reakcję. Odezwij się do dłużnika, już na drugi dzień po upłynięciu terminu płatności.
• Podejmij rozmowę z odpowiednią osobą. Już na początku współpracy ustal z kim dokładnie należy kontaktować się w sprawach związanych z płatnościami. W razie potrzeby poproś o pomoc osobę bezpośrednio odpowiedzialną za złożenie zamówienia.
• Kieruj się konsekwencją. Nie bój się wywiązać z własnych zapowiedzi i nie rzucaj słów na wiatr. Z doświadczenia wiemy, że większość dłużników nie liczy się z  wierzycielami, którzy nie są gotowi wprowadzić w życie zapowiedzianych sankcji.
• Kieruj do dłużnika wyłącznie precyzyjne komunikaty (ustal dokładny termin zapłaty i formę rozliczenia).
• Jeżeli coś budzi wątpliwości – dopytaj o szczegóły. Postaraj się zrozumieć okoliczności zaistnienia konkretnej sytuacji.
• Słuchaj aktywnie, a w razie potrzeby zanotuj przydatne informacje.

Postępowanie z dłużnikiem

W praktyce postępowanie z dłużnikami w dużej mierze uzależnione jest od 2 czynników:

1.  gotowości dłużnika do spłaty zadłużenia
2. możliwości finansowych, pozwalających dłużnikowi na spłatę zobowiązania.

Patrząc z tej perspektywy nakreślonych zostaje przynajmniej kilka scenariuszy. Jeżeli dłużnicy nie wykazują gotowości do uregulowania zaległej faktury i jednocześnie nie dysponują odpowiednimi środkami warto od razu skorzystać z odpowiednio dobitnych narzędzi windykacyjnych. W takiej sytuacji można dłużników dopisać do rejestru dłużnika lub skierować sprawę na drogę postępowania sądowego.

Jeżeli dłużnicy deklarują wolę współpracy, ale nie posiadają odpowiedniego kapitału, warto rozważyć podpisanie ugody i rozłożenie płatności na raty.

Inaczej sytuacja wygląda, gdy nieuczciwy kontrahent posiada odpowiednie środki, ale mimo tego nie wykazuje gotowości do uregulowania zaległej faktury. W tej sytuacji najskuteczniejszym wyjściem może okazać się wysłanie ostatecznego przesądowego wezwania do zapłaty. Za jego pośrednictwem poinformujemy dłużnika o konsekwencjach unikania odpowiedzialności za podjęte zobowiązania. Jedną z nich może być dopisanie kontrahenta do krajowego rejestru dłużników.

Wgląd do krajowego rejestru dłużników

Wpis do ogólnodostępnej bazy, w której znajduje się lista dłużników – ich imiona, nazwiska oraz inne dane, zwłaszcza dla przedsiębiorców, może rodzić dotkliwe konsekwencje. Ujawnienie informacji o zadłużeniu w praktyce wiąże się z nadszarpnięciem reputacji, utratą renomy oraz wypracowanej dotąd pozycji na rynku. Finalnie może skutkować utratą klientów oraz utrudnieniami na linii współpracy z instytucjami finansowymi. Zwłaszcza w zakresie możliwości ewentualnego kredytowania. Warto pamiętać o tym, że uzyskiwanie wglądu do krajowego rejestru dłużników dla każdego przedsiębiorcy powinno być traktowane, jako naturalna praktyka towarzysząca świadomemu podejmowaniu decyzji biznesowych.

Jak sprawdzić dłużnika?

Istnieje kilka możliwości sprawdzenia dłużników. W Polsce funkcjonuje 7 głównych instytucji, które specjalizują się w gromadzeniu informacji gospodarczych oraz sprawdzaniu wiarygodności płatniczej osób fizycznych i prawnych:

• KRD – Krajowy Rejestr Długów
•  BIG InfoMonitor S.A.
• ERIF – Biuro Informacji Gospodarczej S.A.
• KBIG – Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej S.A
• KIDT – Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych BIG S.A.
• BIK – Biuro Informacji Kredytowej  
• Bisnode mMIG – Międzynarodowe Biuro Informacji Gospodarczej (w skrócie mBIG).

Warto wiedzieć

Dostęp do podobnych informacji przez kilkanaście ostatnich lat zapewniała również KRDN – instytucja państwowa utworzona w ramach Krajowego Rejestru Sądowego.
Krajowy Rejestr Dłużników Niewypłacalnych ostatecznie okazał się najmniej popularnym rozwiązaniem. Na mocy ustawy z 26.01.2018 z dniem 1 lutego miał zostać zastąpiony przez Centralny Rejestr Restrukturyzacji i Upadłości (CRRU).   

Czy można sprawdzić dłużników za darmo?

Weryfikacja danych przetwarzanych przez biura informacji gospodarczych niewątpliwie posiada wiele zalet. Należy pamiętać o tym, że korzystanie z tej formy sprawdzania klientów ma również swoje ograniczenia. W zdecydowanej większości rejestrów istnieje możliwość sprawdzenia siebie za darmo.  Ograniczona jest jednak częstotliwość wykonywania tego typu operacji. Z reguły pobranie bezpłatnego raportu jest możliwe raz na sześć miesięcy.