Windykacja należności. Co to jest i na czym polega?

Problem nieterminowej spłaty należności dotyka przedsiębiorców od wielu lat. Nieuregulowane w terminie faktury nie tylko spędzają im sen z powiek. Dla części przedsiębiorców stają się przyczyną utraty płynności finansowej, stawiając je tym samym o krok od bankructwa. Warto pamiętać o tym, że skuteczna windykacja należności może rozwiązać ten problem.

Windykacja należności: nie warto ulegać stereotypom

W powszechnym przekonaniu pojęcie windykacji pełne jest negatywnych skojarzeń. Wielu osobom wciąż kojarzy się ono jednak z zastraszaniem dłużnika i ściąganiem należności za wszelką cenę. Tego typu podejście (choć wydaje się dominujące) najczęściej nie wynika w własnych doświadczeń, ale raczej z niewiedzy. Faktyczne mechanizmy rządzące procesem windykacyjnym dalekie są od czynienia z dłużnika ofiary.

Stereotypowe podejście do windykacji nie jest jedyną bolączką tej branży. Windykacja bardzo często błędnie utożsamiana jest z zajęciem komorniczym. Jest to jednak ostatni etap całego procesu. Dlatego też, jego specyfika nie powinna więc rzutować na całość postępowania na etapie windykacji polubownej.

Warto mieć świadomość tego, że profesjonalne podejście do tego typu działań to nie tylko koncentrowanie się na szybkim ściągnięciu zaległej raty. To również troska o utrzymanie pozytywnych relacji z kontrahentami oraz praca w zakresie utrzymania pozytywnego wizerunku wierzyciela.

Co to jest windykacja należności?

W najprostszym rozumieniu windykację ( z łac. vindicatio) możemy określić jako:

Ogół czynności zmierzających do uregulowania zaległych należności lub wykonania konkretnego zobowiązania zaciągniętego w stosunku do wierzyciela.

Istotne jest, by proces ten pozostawał zgodny nie tylko z literą prawa, ale zasadami współżycia społecznego oraz kodeksem dobrych praktyk windykacyjnych.

W praktyce cel jest prosty: odzyskać należne wierzycielowi pieniądze.

Windykacja jako proces

Warto podkreślić, że działania z zakresu windykacji nie powinny być traktowane jako jednorazowa metoda rozwiązania problemu. W tym przypadku trudno o złotą receptę na odzyskanie długu. Ostatecznie windykacja należności powinna być traktowana jako proces zmierzający do wypracowania porozumienia między dłużnikiem, a jego wierzycielem.

W literaturze przedmiotu nie ma jednak zgody co do momentu rozpoczęcia tego procesu. Należy go więc traktować nieco umownie.

Dla części z nas początkiem działań windykacyjnych może być już samo niezobowiązujące przypomnienie o konieczności terminowego uregulowania należności. (Tego typu praktyka często zaliczana jest do etapu określanego mianem prewindykacji). Dla innych początek windykacji będzie tożsamy z wykonaniem  pierwszego formalnego kroku zmierzającego do wyegzekwowania swojej należności. Równie dobrze krokiem tym może być wysłanie wezwania do zapłaty, jak i zatrudnienie zewnętrznej firmy świadczącej usługi windykacyjne.

Czytaj więcej: Firma windykacyjna, jak wybrać najlepszą?

Bez względu na przyjęty punkt widzenia należy się liczyć z tym, że ścieżka osiągnięcia kompromisu może być wieloetapowa. Ostatecznie może się ona okazać rozciągnięta w czasie. Ważne, by była ona odpowiednio zaplanowana. Realizacja strategii windykacyjnej w oparciu o tę formę konsekwencji i dyscypliny bywa nazywana SPRĘŻYNĄ WINDYKACYJNĄ. Z doświadczenia wiemy, że to właśnie ona przynosi najlepsze efekty.

Rodzaje windykacji

Najbardziej znany podział charakteryzujący działania windykacyjne uwzględnia jej dwa typy:

WINDYKACJA POLUBOWNA (pozasądowa): odnosi się do działań mających doprowadzić do spłaty zadłużenia bez konieczności kierowania sprawy na drogę sądową. Na tym etapie liczy się przede wszystkim szybkie i mało kosztowne odzyskanie zaległych płatności. 

WINDYKACJA SĄDOWA – stosowana jest w sytuacji, gdy wierzyciel dochodzi do wniosku, że formy polubownego wyegzekwowania należności nie przynoszą pożądanych rezultatów. Wkroczenie na ścieżkę egzekucyjną staje się konieczne gdy:

• dłużnik przez dłuższy czas unika kontaktu,
• nie wykazuje chęci współpracy z wierzycielem,
• odmawia przejęcia odpowiedzialności za daną wierzytelność,
• formy windykacji polubownej nie przynoszą spodziewanych efektów.

MIĘKKA WINDYKACJA – najczęściej kojarzona z metodami stosowanymi na etapie windykacji polubownej. W praktyce sprowadza się do łagodnej (nierzadko jednak natarczywej) formy przypomnienia dłużnikowi o powstałych zaległościach. Przypomnienie to najczęściej przybiera formę ponagleń listownych, telefonicznych lub mailowych. Może również sprowadzić się do wysłania przesądowego wezwania do zapłaty lub ostrzeżenia o zamiarze upublicznienia danych dłużnika w jednym z biur gospodarczych:

• Krajowego Rejestru Długów BIG,
• BIG Infomonitora,
• Rejestru Dłużników ERIF
• KBIG – Krajowego Biura Informacji Gospodarczej.

Z windykacją miękką najczęściej spotykają się dłużnicy wykazujący wolę współpracy zwłaszcza w sytuacji, gdy zobowiązanie powstało niedawno.

TWARDA WINDYKACJA –  stosowana, gdy metody windykacji miękkiej nie rodzą pożądanych skutków. W tym przypadku konsekwencje podjętych czynności mają bardziej dotkliwy charakter. Do ostrzejszych sankcji windykacyjnych możemy zaliczyć skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego oraz wpisanie danych dłużnika do jednego z rejestrów dłużników.