Spirala windykacyjna: jak skutecznie odzyskać dług?

Kiedy niezapłacone faktury zaczynają się piętrzyć, a samodzielne dochodzenie spłaty należności przestaje być skuteczne najwyższa pora, by przejść do ofensywy. Spirala windykacyjna to skuteczna strategia odzyskiwania należności.

Sprawdź, w jaki sposób konsekwentna realizacja polityki małych kroków pomoże Ci odzyskać Twoje pieniądze!

Spirala windykacyjna – definicja      

Spirala windykacyjna? Jeśli pierwszą rzeczą jaka przyszła Ci na myśl, była spirala zadłużenia – to nie tędy droga. Mimo pozornego podobieństwa te dwa pojęcia posiadają zupełnie odmienne zakresy znaczeniowe i nie mogą być wykorzystywane zamiennie.  

Spirala zadłużenia to pojęcie, które zna już niemal każdy. To nic innego, jak próba łatania dziury finansowej w sposób skazujący nas na coraz głębsze popadanie w długi. Jest typowo negatywnym zjawiskiem obrazującym realia życia wielu dłużników.

Spróbujmy jednak odwrócić sytuację i postawić się na miejscu wierzyciela…

Spirala windykacyjna w praktyce obrazuje kolejne kroki skutecznej strategii windykacyjnej. Efektywność tej metody polega na skrupulatnej realizacji kolejno zaplanowanych po sobie kroków. Rozpoczynając od tych najprostszych, najtańszych i najmniej dotkliwych dla dłużnika.

Sprężyna windykacyjna: z tym musisz się liczyć

Osiągnięcie najlepszego efektu jest możliwe tylko o wyłącznie  przy zachowaniu skrupulatności i konsekwencji działania. Rozpoczęcie procedury windykacyjnej, która bywa nazywana również SPRĘŻYNĄ WINDYKACYJNĄ niesie również pewne ryzyko dla wierzyciela. Warto być tego świadomym.

Jak wynika z naszych obserwacji, im mocniejszy będzie zacisk owej sprężyny, tym większe prawdopodobieństwo, że odzyskiwanie środków zakończone zostanie pomyślnie. Ale to tylko jedna strona medalu.

Im dalej zabrniemy w działaniu, tym większe (i bardziej dotkliwe) mogą okazać się efekty uboczne takiego działania.

Kłopotem dla wielu przedsiębiorców samodzielnie realizujących działania windykacyjne jest znalezienie swoistego złotego środka. Z jednej strony skuteczność działań windykacyjnych powinna być bowiem mierzona przez pryzmat ekonomiczny. Z finansowego punktu widzenia liczy się przede wszystkim odzyskanie długu. Istotne jednak, by realizacja tego celu w praktyce nie przyniosła efektu odwrotnego do zamierzonego.

Przedsiębiorca powinien mieć świadomość  tego, że nadmierne zaciskanie pętli na kontrahencie wysoce utrudni utrzymanie partnerskich relacji w przyszłości!
Niewykluczone, że w ogólne je uniemożliwi, przekreślając tym samym możliwość dalszej współpracy.       

Cierpliwie czekasz na spłatę należności? To błąd!

Każdy kto prowadzi działalność gospodarczą doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że niezapłacone faktury i nieuregulowane zobowiązania to problem, który nie tylko spędza sen z powiem. Prowadząc swój biznes masz nadzieję, że koniec pracy nad ważnym projektem przyniesie coś więcej, niż poczucie satysfakcji z dobrze wykonanego (przez Ciebie lub Twój zespół) zadania. Kiedy oczekiwane wynagrodzenie nie wpływa na Twoje konto w terminie,  zaczynasz odczuwać napięcie.  

Wysoce prawdopodobne, że nie zadziałasz od razu.

Zanim upomnisz się o należne pieniądze, dasz swojemu klientowi kilka dni na uregulowanie należności. Być może faktura jeszcze nie dotarła, zawiodła poczta, albo jest jeszcze za wcześnie na to, by wpłata została zaksięgowana na Twoim koncie. Nadchodzi piątek, więc postanawiasz, że wrócisz do tej sprawy zaraz po weekendzie.

W poniedziałek dzwonisz do księgowości, by potwierdzić aktualne wpływy na koncie. Z rozczarowaniem odkładasz słuchawkę i kierujesz sprawę do działu obsługi klienta lub sam podejmujesz próbę telefonicznego skontaktowania się klientem.  

Bezskutecznie.

Wysyłasz więc wiadomość mailową, a w duchu myślisz sobie, że poniedziałek nie jest przecież dobrym dniem na  efektywną wymianę maili.  Doskonale znana jest Ci w końcu sytuacja, kiedy uruchamiasz skrzynkę mailową po weekendzie, a ilość przychodzących wiadomości wprawia Cię w osłupienie.

We wtorek udaje Ci się skontaktować ze swoim kontrahentem. Oddychasz z ulgą, gdy okazuje się, że faktura dotarła na miejsce i została przekierowana do działu księgowości. Dyspozycja zapłaty została już praktycznie wydana, niemniej jednak osoba odpowiedzialna za postawienie przysłowiowej kropki nad „i” w najbliższych dniach przebywa poza firmą. Zostajesz poproszony o chwilę cierpliwości i wracasz do pracy z zapewnieniem, że płatność sfinalizowana zostanie pod koniec tygodnia.

Uzbrajasz się więc w cierpliwość i łapiesz się na tym, że de facto minął tydzień, a żaden z kroków prawidłowej procedury windykacyjnej nie został w pełni zrealizowany…  

Procedura windykacyjna: czas to pieniądz

Powyższy scenariusz to tylko jeden z możliwych przykładów obrazujących to, jak w praktyce może wyglądać (i jak długo trwać) samo przygotowanie do działań o charakterze windykacyjnym.

Kłopot wielu osób polega na tym, że nie zdajemy sobie sprawy z tego, że szybka reakcja na opóźnienia w płatnościach stanowi jedną z najbardziej skutecznych metod dochodzenia finansowych roszczeń.

Z doświadczenia wiemy, że im więcej czasu upływnie od daty wymagalności faktury tym mniejsze prawdopodobieństwo na odzyskanie całej kwoty. Dlatego tak ważne jest, by reakcja na nieuregulowane zobowiązanie nastąpiła natychmiast po zaistnieniu przesłanek uprawniających nas do dochodzenia swoich roszczeń.      

Sprężyna windykacyjna: podstawowe kroki działania

Jarosław Holwek w książce poświęconej problematyce negocjacji* z dłużnikiem wyróżnia 5 kroków w procedurze, którą nazywa sprężyną windykacyjną:

1) Pierwszy kontakt z dłużnikiem.

2) Negocjacje.

3) Zapowiedź sankcji.

4) Wprowadzenie sankcji.

5) Skierowanie postępowania na drogę sądową.

Jarosław Holwek, Negocjacje z dłużnikami. Jak odzyskać swoje pieniądze nie wkraczając na drogę sądową? Onepress, Warszawa, Gliwice 2005

Powyższy schemat, w możliwie najprostszy sposób, obrazuje pewien logiczny ciąg zdarzeń, w których informujemy dłużnika o sankcjach, a następnie przystępujemy do konsekwentnej ich realizacji. Brak reakcji na działania zainicjowane na danym etapie skutkuje sięgnięciem do posunięć bardziej dotkliwych w skutkach.

W branży windykacyjnej istnieje zgodność co do tego, że najlepsze skutki przynosi intensyfikacja działań na poziomie pierwszych etapów spirali. Dlatego tak ważne jest, by przed przystąpieniem do kolejnego etapu zdołać osiągnąć jak najwięcej przy użyciu narzędzi przypisanych do poprzedniego etapu.

Jak w praktyce może wyglądać spirala windykacyjna?

1) Diagnoza:

– w pierwszej kolejności potwierdź informację o nieuregulowanej płatności,
– następnie przygotuj dane dotyczące konkretnego zobowiązania (numer faktury, rodzaj zamówienia, dane klienta).

2) Pierwszy kontakt:

– drogą telefoniczną uprzejmie przypomnij klientowi o konieczności uregulowania faktury,
– pamiętaj, że działania na tym etapie powinny się rozpocząć dzień po przekroczeniu terminu płatności widniejącego na fakturze,
– upewnij się, czy nie doszło do przeoczenia, albo jakiegoś nieporozumienia,
– po zakończeniu rozmowy telefonicznej wyślij wiadomość mailową z luźnym podsumowaniem ustaleń telefonicznych (wiadomość powinna zawierać wskazanie na numer niezapłaconej faktury oraz kwotę do zapłaty).

3) Negocjacje:

– ponów kontakt i postaraj się ustalić termin spłaty należności,

– w trakcie rozmowy ustal przyczynę opóźnienia w płatności, a w razie potrzeby w sposób merytoryczny i spokojny zareaguj na wymówki kontrahenta,

– postaraj się tak prowadzić rozmowę, by jasne było, że tego typu sytuacja nie powinna zaistnieć w przyszłości.

4) Zapowiedź sankcji:

– poinformuj dłużnika o możliwych sankcjach i niedogodnościach związanych z niezastosowaniem się do wcześniejszych ustaleń;

– pamiętaj, że poza  kwotą wynikającą z wystawionej faktury masz prawo doliczyć odpowiednią kwotę z tytułu odsetek ustawowych za opóźnienia w transakcjach handlowych;

Rada dla Ciebie:
Przykładowy kalkulator odsetek ustawowych znajdziesz np. tutaj.

– do każdej niezapłaconej faktury możesz doliczyć również równowartość kwoty 40 euro.

Rada dla Ciebie:
Równowartość tej kwoty  powinna być przeliczona na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Wyliczona w ten sposób kwota stanowi rekompensatę za koszty odzyskiwania należności na podstawie art. 10 ust. 1 Ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. 2019, poz. 118 ze zm.).

5) Wprowadzenie sankcji (etap polubowny):

– w pierwszej kolejności wyślij do dłużnika oficjalne wezwanie do zapłaty,
– jeżeli dłużnik zignoruje wystosowane do niego wezwania do zapłaty zleć doświadczonej firmie windykacyjnej zrealizowanie wizyty windykacyjnej,
– w razie konieczności możesz skierować do dłużnika ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty.

7) Skierowanie windykacji na drogę sądową:

– skorzystaj z tej formy dochodzenia roszczeń w ostateczności,
– pamiętaj również o tym, że jest to najbardziej kosztowne rozwiązanie, a czas oczekiwania na jego efekty może potrwać kilka-kilkanaście miesięcy.

Chcesz odzyskać dług? Zleć nam windykację lub zapytaj o szczegóły!
Jesteśmy do Twojej dyspozycji!