Błędy windykacyjne, których Twoja firma może uniknąć

Błędy windykacyjne, których Twoja firma może uniknąć

Błędy windykacyjne w firmie

Błędy windykacyjne? Przy odpowiedniej strategii działania walka z zatorami płatniczymi może być ostatecznością. Sprawdź, jakich błędów możesz uniknąć!

Sposób odzyskiwania długów przez firmy niewątpliwie wpływa na ich reputację i kształtuje pozytywny wizerunek w oczach kontrahentów. Wydaje się, że nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę z tego, że błędy w polityce windykacyjnej firmy przyczyniają się nie tylko do utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Warto pamiętać o tym, że za problemy związane z nieuregulowanymi w terminie należnościami odpowiedzialni są nie tylko nieuczciwi kontrahenci, którzy nie płacą swoich zobowiązań. Jeśli jako przedsiębiorca zmagasz się z problemem nieuregulowanych w terminie faktur w pierwszej kolejności przeanalizuj co robisz nie tak.

W rzeczywistości bardzo często wina spoczywa na przedsiębiorcach, którzy nie czynią wszystkiego co w ich mocy, aby tym sytuacjom zapobiec.

Poniżej znajdziesz opis 4 najczęściej obserwowanych błędów windykacyjnych. Realizując strategię windykacyjną w swojej firmie powinieneś w szczególności zadbać, by ich uniknąć.

Sprzedaż z odroczonym terminem płatności? Ostrożnie!  

Każda firma już na etapie tworzenia własnej strategii działania powinna zastanowić się w jaki sposób będzie windykować nieuregulowane należności. Wbrew pozorom problem niezapłaconych faktur nie ogranicza się wyłącznie do nieuczciwych kontrahentów.  

Odroczony termin płatności

Wystarczy zdać sobie sprawę z tego, że wystawienie faktury z odroczonym terminem płatności w praktyce oznacza udzielenie kredytu kupieckiego. Odroczona w ten sposób płatność oznacza, że przedsiębiorca godzi się na otrzymanie płatności w późniejszym terminie, a co za tym idzie w przypadku problemów ze spłatą należności, musi liczyć się z koniecznością wdrożenia odpowiedniej strategii windykacyjnej. Zasadniczym pytaniem jest, czy jest nas na to stać.

Odroczony termin płatności – o czym warto pamiętać

Kup teraz, zapłać później – to kuszący i niezwykle atrakcyjny sposób na zwiększenie sprzedaży. Zakupy z odroczoną płatnością umożliwiają dotarcie do klientów, którzy w danym momencie nie dysponują wystarczającymi środkami gotówkowymi. Takie rozwiązanie przy okazji znacznie zwiększa atrakcyjność współpracy z danym partnerem biznesowym. Mimo wielu zalet, decyzję o odroczeniu płatności należy podjąć w sposób świadomy, poprzedzając ją oszacowaniem kosztów oraz racjonalną oceną ryzyka. Zbytnia pochopność może w tym przypadku słono kosztować.

Zanim wystawisz fakturę z odroczonym terminem płatności…

  • Przeanalizuj historię dotychczasowej współpracy ze swoim klientem . Sprawdź, czy dotychczasowe zobowiązanie były regulowane w terminie.
  • Oceń kondycję finansową kontrahenta, korzystając z ogólnodostępnych baz, rejestrów i wywiadowni gospodarczych.
     
  • Odroczony termin płatności potraktuj jako swoistą nagrodę dla powracających klientów.
  • Nie spiesz się z decyzją o odroczonej płatności w przypadku pierwszej transakcji.   
  • Trzymaj się terminów płatności obowiązujących w danej branży. By uniknąć przykrych niespodzianek, zaproponuj najkrótszy z nich.
  • Sprawdź możliwość zabezpieczenia  współpracy za pomocą pisemnej umowy precyzującej dwustronne warunki handlowe. Jeżeli to możliwe przygotuj własny wzór takiej umowy.
  • Jeżeli dokonanie transakcji z wykorzystaniem przedpłaty nie jest możliwe, zaproponuj rozliczenie w oparciu o zaliczkę.

Brak informacji na temat kontrahentów

Przyznanie wydłużonego terminu płatności należy poprzedzić wnikliwym sprawdzeniem wiarygodności potencjalnego kontrahenta. Z doświadczenia wiemy, że odpowiednie informacje są kluczowym elementem prowadzenia skutecznej windykacji. Pozwalają zapobiegać negatywnym zjawiskom, a w razie problematycznych sytuacji umożliwiają szybką reakcję. Dlatego tak ważne jest, by gromadzić je na przestrzeni całej współpracy – nawet w sytuacji, gdyby nigdy nie przyszło nam z nich skorzystać.

Jak sprawdzić kontrahenta?

Jak sprawdzić kontrahenta i przekonać się, że jest on zarejestrowanym i aktywnym przedsiębiorcą?  

Pomocne w tym zakresie będą ogólnodostępne rejestry internetowe np.:

  • CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
  • KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
  • Rejestr REGON
  • Portal Podatkowy h
  • Monitor  Sądowy i Gospodarczy
  • BIG – biura informacji gospodarczej
  • BIK – Biuro Informacji Kredytowej S.A
  • Wywiadownie gospodarcze

Jakie informacje mogą być przydatne na etapie działań windykacyjnych?

  • Informacje o dłużniku (adres zameldowania oraz faktyczne zamieszkiwania, numery kontaktowe, adres mailowy, miejsce pracy),
  • Dane firmowe (adres siedziby głównej, adres biur, filii, oddziałów, placówek, magazynów, informacje na temat sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, ewentualnych zadłużeniach i upadłości, majątek firmy),
  • Informacje dodatkowe (imię/nazwisko/miejsce pracy małżonka, pełnione przez dłużnika funkcje społeczne, działalność w organizacjach/stowarzyszeniach, linki do mediów społecznościowych, udziały w spółkach, nieruchomościach, ruchomościach etc.).

Bałagan informacyjny w firmie

Brak informacji na temat dłużników to nie jedyna bolączka utrudniająca sprawne funkcjonowanie systemu windykacyjnego w firmie. Brak przejrzystości gromadzonych danych  również może utrudnić jego działanie. Bałagan informacyjny w firmie dodatkowo  pochłania mnóstwo czasu i energii pracowników. W przypadku wdrażania działań windykacyjnych działa na niekorzyść wierzyciela.

Chcesz się uchronić przed popełnieniem błędów i wzmocnić działania windykacyjne?

Oto rady dla Ciebie:

  • Zadbaj i poprawność i przejrzystość prowadzonych baz danych. Błędny adres korespondencyjny umieszczony na wezwaniu do zapłaty z pewnością, nie zwiększy Twoich szans na odzyskanie długu. Wysłanie ekipy windykacyjnej na adres, pod którym mieści się magazyn (a nie siedziba główna firmy) niepotrzebnie wygeneruje dodatkowe koszty.

  • Zsynchronizuj system monitorowania płatności z systemem rozliczeń. Wysłanie  ponagleń do zapłaty, po tym jak klient zdążył już uregulować płatności będzie dowodem na to, że w działania firmy są chaotyczne i nieuporządkowane.   

  • Pamiętaj, że ilość informacji i jakość dokumentacji w przyszłości  może mieć realne przełożenie na koszt postępowania windykacyjnego.  

Brak reakcji na opóźnienia w płatnościach

Komu najbardziej powinno zależeć na tym, by faktury były opłacone w terminie? Oczywiście, samym przedsiębiorcom. Praktyczna strona funkcjonowania firm pokazuje jednak, że monitorowanie płatności w wielu przypadkach jest znacząco zaniedbane. Wystarczy odpowiedzieć sobie na pytanie, po ilu dniach od upływu terminu płatności następuje pierwszy kontakt z dłużnikiem. Pamiętaj, że im szybsza będzie Twoja reakcja, tym większe będzie prawdopodobieństwo na odzyskanie długu. Niestety bardzo wiele firm nie zdaje sobie z tego sprawy.

Komu najbardziej powinno zależeć na tym, by faktury były opłacone w terminie? Oczywiście, samym przedsiębiorcom. Praktyczna strona funkcjonowania firm pokazuje jednak, że monitorowanie płatności w wielu przypadkach jest znacząco zaniedbane. Wystarczy odpowiedzieć sobie na pytanie, po ilu dniach od upływu terminu płatności następuje pierwszy kontakt z dłużnikiem. Pamiętaj, że im szybsza będzie Twoja reakcja, tym większe będzie prawdopodobieństwo na odzyskanie długu. Niestety bardzo wiele firm nie zdaje sobie z tego sprawy.

W sporej części przypadków brak reakcji na opóźnienia w płatnościach może wynikać z uległości. Tę z kolei możemy zaliczyć do emocjonalnych pułapek , które dłużnicy często zastawiają na wierzycieli. Kiedy poczciwa wiara co do stuprocentowej uczciwości partnerów biznesowych łączy się z obawą przed utratą klienta, automatycznie otwierana jest furtka do wykorzystania. Znacznie lepszą opcją jest wprowadzenie nawyku skrupulatnego monitorowania płatności.

Rady dla Ciebie:

  • W pierwszej kolejności wskaż osobę w swoim zespole, która będzie odpowiedzialna za śledzenie terminowości rozliczeń.
  • Następnie zintensyfikuj działania o charakterze prewindykacyjnym.
  • W międzyczasie zredaguj uprzejme, ale stanowcze powiadomienie o zbliżającym się terminie płatności i wyślij je w charakterze przypomnienia na kilka dni przed jego upłynięciem.
  • Pamiętaj, że pierwsza reakcja na niezapłaconą fakturę powinna pojawić się najpóźniej 2-3 dni od daty upłynięcia terminu wymagalności. Wystosowane w tym czasie przypomnienie może przybrać formę luźnej rozmowy telefonicznej. Niewykluczone, że przekroczenie terminu płatności było efektem zwykłego przeoczenia.
  • Buduj strategię windykacyjną z należytą starannością i stanowczością. Nie popadaj jednak w skrajności. Posiłkowanie się stereotypem myślenia o kontrahentach jako o naciągaczach i złodziejach nie pomoże Ci przy kształtowaniu pozytywnego wizerunku w oczach swoich kontrahentów. Wysłanie raz na jakiś czas ponaglenia powinno wspomóc kształtowanie nawyku terminowego regulowania zobowiązań. Automatyczne generowanie przypomnień kierowanych do klientów, którzy płacą na czas może być irytujące. Zwłaszcza dla kluczowych kontrahentów.

Jesteśmy ciekawi Waszych doświadczeń. Dajcie znać w komentarzu!



Chcesz odzyskać dług? Zleć nam windykację lub zapytaj o szczegóły!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *